Ideas que funcionan para luchar contra la falta de tiempo.

Transportes, reuniones, llamada telefónicas, deporte, shopping, comidas, niños, intimidad con la pareja, dormir… ¡pero si tus días "solo" tienen 24 horas!. ¿La solución? Cuestiónate profundamente.

Como otras muchas cosas importantes en la vida, bien utilizar el tiempo no se enseña en la escuela. Como tampoco el conocerse, ocuparse del hogar, la dietética, la educación de los hijos, el buen uso del dinero o la escuchar al otro, ni el morir. Somo todos, en la materia, autodidactas.

Desde el colegio, nos atavían con un reloj y nos distribuyen horarios de clases. Iniciación relámpago. Poquito a poquito nuestra agenda se va llenando con el paso de los años, nos faltan páginas para escribir todo los deberes de un solo día.

Algunos petan y otros se organizan. La mayoría tienen el "mal del tiempo", muchas veces lo llaman estrés y no saben que eso se cura. Para empezar, has de aceptar la idea de que el tiempo no es extensible y que no puedes ganar o perder tiempo. La única opción que tienes es el organizarte según éste.

 

Nuestras queridas malas costumbres:

Veamos algunas de las numerosas formas de malgastar nuestro tiempo:

Tanto en el trabajo como en casa (que también es trabajo, pero ya sabes a qué me refiero...) generalmente, somos nosotros mismos los que elegimos del orden para realizar las tareas que tenemos previstas y tenemos nuestras propias prioridades. De costumbre hacemos primero:

• lo que nos gusta antes de lo que nos desagrada,
• lo rápido antes de lo que toma tiempo,
• lo fácil antes de lo difícil,
• lo que sabemos hacer antes de lo que nos es nuevo,
• lo urgente antes de lo importante,
• lo que nos piden los otros antes de lo que elegimos. 

Esto no es todo. Aquello que hayamos anotado en nuestra agenda prevalecerá sobre aquellas tareas a las que no les hayamos dado horario. Si por ejemplo, no dedicamos una hora determinada a la plancha y no la añadimos en la agenda, porque "no es trabajo" (porque no nos la paga nuestro jefe) ésta quedará sin hacer hasta que ya no nos queden más camisas en el armario.

A menudo estamos más disponibles para nuestros interruptores (clientes, empleados, niños, llamadas telefónicas...) que para nuestras propias prioridades. También tratamos los problemas según el orden en el que llegan en lugar de según el orden de importancia.

Los responsables del estrés

Si somos honestos con nosotros mismos, nos daremos cuenta de que una gran parte de los ladrones externos no son más que ladrones internos camuflados. Los dos mayores ladrones internos son:

• la inaptitud a decir "no": es desagradable en el momento, pero permite el incumplir promesas que no podemos llevar a cabo, algo mucho más desagradable aún.

• y la delegación insuficiente: ha gente que no necesitan a nadie. Deben de encontrar solos la solución y no saben delegar. No muestran sus debilidades y no se quejan. Aguantan, aprietan los dientes y son cabezotas. Tercos, sabrán hundirse con el barco.
  
  
 

 

¿Por qué es tan difícil organizarse para las cosas importantes?

Cuando tienes la cabeza metida en el manubrio de la mañana a la noche, parece imposible encontrar tiempo. Sin querer, actúas en modo automático sin cuestionarte demasiado o sin tener tus capacidades cognitivas saturadas.

Cuando nos paramos y observamos detenidamente nuestro empleo del tiempo vemos posibles puertas para recuperar un tiempo precioso. Hay decenas de formas de liberar sitio en nuestra agenda. No nos dejaran días libres, pero sí algunos huequitos para nuestras prioridades o las cosas importantes.

Maneras de liberar tiempo:

1. No digas "sí" cuando no debes o no puedes: no digas "sí" cuando deseas responder "no". Acabarás embarcándote en una serie de actividades en las que no deberías verte involucrad@. No temas anunciar malas noticias, o provocarás que malas situaciones se deterioren hasta lo irreparable. Te verás confrontad@ a las promesas que no has podido cumplir.

2. Libera tu agenda: mira la agenda para los 15 días a venir e identifica lo que puedes atrasar sin sufrir consecuencias (ni tú ni nadie).

3. Valora las consecuencias: puede que añadas tareas en tu agenda sin considerar el impacto que tendrá en las actividades ya previstas o sin decidir con precisión si son tan importantes. Por ejemplo, ¿en serio tengo que filtrar esta pila de documentos?. Para conocer la importancia real de una acción, hazte dos preguntas:

1. ¿Qué consecuencias negativas conllevará no hacerlo?. Si la empresa no va a arruinarse, tu trabajo no se verá afectado y nadie sufrirá por las consecuencias, no empieces esa tarea.
2. ¿Estoy dispuest@ a esforzarme, invertir mi tiempo y mi energía en esta tarea para obtener los resultados que proporciona?.  Si el resultado no merece la pena, no pierdas más el tiempo.

4. La regla mágica del 80/20 (Principio de Pareto): la idea es que 20% de nuestros esfuerzos producen 80% de sus efectos. Concéntrate solo en esos 20% de tu trabajo que te den más resultados y deja de lado el resto. Extrae las 2 ó 3 actividades que más pesan de forma indiscutible en el éxito o no éxito de tus objetivos.

Toda actividad, sea cual sea su importancia, consume una parte de tu capital de tiempo y de tu  atención. Lo que quiere decir que el tiempo pasado a gestionar las cosas no esenciales no se invertirá en lo esencial.

Puedes mejorar el rendimiento "tiempo pasado/resultado obtenido" reinvirtiendo una parte de este tiempo consumido por las actividades secundarias en probecho de aquellas que tengan mayor impacto positivo para tus fines.

Por supuesto, esto quiere decir que hay que dejar de lado también el perfeccionismo, ya verás cómo ganas tiempo! Esto lo puedes aplicar por ejemplo en tareas domésticas (es por ejemplo lo que recomienda FLYLady).


5. Realiza una won’t-do list: haz una lista de las cosas que NO vas a hacer. Reduce el número de obligaciones. En cada dominio, pregúntate sobre cada tarea: ¿es útil?. ¿Es importante?. ¿Tendré consecuencias si me la salto?. ¿Puedo delegar?. Esto se aplica tanto en el trabajo como en casa.

Se trata de interrogarte sinceramente, de cambiar tu forma de ver las cosas para tomar consciencia de tu perfeccionismo que tiene consecuencias muy negativas en tu cotidiano. Contrariamente a lo que todos creemos, ¡el perfeccionismo no es una CUALIDAD!.

Consagrar mucho tiempo a los detalles se hace, forzosamente, en detrimento de lo esencial. La idea no es hacer mejor o más rápido, si no de hacer menos. Para de retocar y de cuidar los mínimos detalles. No pierdas tiempo en ordenar, decorar, refinar, controlar y garantizar. Decídete, sin temer pasar por alto una información crucial. Tu perfeccionismo te retarda.

6. Trabaja menos: más que un consejo es una invitación a revisar nuestra forma de pensar en profundidad. A menudo decimos que "el tiempo es dinero", pero nuestro tiempo es en realidad más precioso que el dinero. ¿Por qué trabajamos tanto?. ¿De verdad lo necesitamos? Muchos me responderéis: "para ganar más dinero", por supuesto. A veces, no tenemos otra elección, todo hemos de pagar alquileres o hipotecas, créditos, vacaciones y gastos básicos de funcionamiento diario. Pero una vez hemos ganado lo suficiente para cubrir los "gastos de vida", ¿qué hacemos del dinero "de más"? Consumimos (compramos o salimos) y según dicen, es bueno para nuestra economía, ¿pero en serio necesitamos todo eso?. ¿Y si encontráramos el buen equilibrio entre lo que necesitamos y el tiempo de trabajo necesario para conseguirlo?.

Imagina que ves un traje y que el ticket marca 70 euros. Quizás digas que no es caro y si has tenido un flechazo al verlo en el escaparate, acabes entrando a la tienda probándotelo y si te va bien, pagándolo. Si tienes "suerte" y eres mileurista, habrás trabajado 10 horas y media para podértelo permitir, es decir, más de un día de trabajo. ¿Verdad que pensado de esta forma, tienes otra visión del precio del objeto?

7. Fija una condición NO negociable: si al menor cambio te plantan una reunión o te llaman para consultar, esto puede acabar por envenenar tus jornadas, dejando solo las miguitas de tiempo para producir un trabajo significativo. Si es el caso, ¿por qué no fijar desde ahora unas condiciones a respetar?:

• no aceptar reuniones sin haber sido programadas con antelación. Deben tener un día, hora, duración y fin bien precisos,
• no solicitarte para una transacción inferior a 200 euros (por ejemplo),
• no molestarte entre las 10h–12h y las 15h–16h.

Tu tiempo merece ser respetado.

8. Habla con tu superior: ¿vas ahogad@ con el trabajo?. Comunícaselo a tu jefe o a tu socio. Podrá ayudarte a fijarte prioridades o a definir el tiempo que has de consagrar a cada tarea (él sabe lo que es prioritario para la empresa y lo que más prisa corre).

9. Organiza tu agenda al llegar al trabajo o a casa, haz tu todo list : un truco superconocido que podemos leer en Getting things done (GTD) de David Allen, EL gran best-seller sobre el tema. Se trata de hacer una miniselección al llegar y de separar las tareas que necesitarán como máximo 2 min. de las otras que tomen más tiempo. Ejecutaremos las tareas de menos de dos minutos inmediatamente (por ejemplo, llamar para coger hora con el médico o hacer una compra online). El interés de este método es de disminuir eficazmente la impresión de estar desbordados, liberando espacio en nuestro espíritu y en nuestra agenda.

Distingue también entre las tareas importantes de las secundarias. Cuando estés un poco liberad@, lánzate a una de las tareas menos importantes. Las cosas te parecerán más agradables y serás más eficaz en tu trabajo.

10. Despégate de las pantallas: este consejo es de una simplicidad, de una evidencia y de una eficacia indudable. Debemos de desintoxicarnos de todas nuestras costumbres tecnológicas, comenzando por la más pasiva y automática de todas: la televisión (preciso que en mi casa no hay ninguna tele). Suprimir la televisión de su cotidiano, permite ganar varias horas al día para relajarse de verdad, para reflexionar, consagrar tiempo a lo que verdaderamente importa para nosotros.

11. Diferencia entre trabajo proactivo y reactivo: se trata de bloquear unas horas para tus prioridades (por ejemplo, las 3 horas que he citado arriba). Cierra la puerta de tu despacho para evitar la tentación a los otros de entrar a saludarte.

Para evitar que tus colegas te interrumpan con ruidos (a veces estamos obligados a compartir despacho), puedes usar cascos o tapones de oídos.

El resto de las horas, puedes ditraerte en responder emails, cosas diversas y las interrupciones. Esto te permite de disponer de más horas de trabajo fructuoso, aunque solo sean una o dos horas de más por día.

12. Sé dueñ@ de tu tiempo: no porque recibas un mensaje debes responderlo al instante.

13. Sé más productiv@: a menudo perdemos mucho tiempo en realizar nuestras tareas porque nos distraemos sin parar. Hoy siempre estamos localizables, tenemos alarmas y avisos para todo, lo que nos desconcentra y perdemos mucho tiempo en centrarnos en nuestro trabajo y a rencontrar la eficacia óptima. La solución: cortar y desconectar todas las fuentes de distracción cuando nos dispongamos a realizar un trabajo intenso.


14. Aleja a los okupas habituales: el pesado de turno que aparece de improvisto o la otra persona que puede llamar hasta 10 veces al día. No quieren ayuda ni información, simplemente pasar el rato charlando. Ahí están, molestando y haciéndote perder tu tiempo. Puedes simplemente decirles:

• Estoy en pleno trabajo, ¿lo tuyo puede esperar?,
• Estoy un poco ocupad@, ¿nos vemos más tarde?,
• He de avanzar con el trabajo, ¿es importante?.

Sé cordial, tampoco se trata de perder relaciones, pero hay que hacer ver que tu tiempo es valioso y que eres tú quien decide de tus disponibilidades.

15. Haz suficientes pausas: descansa un momento cada cierto tiempo. Tu nivel de concentración baja después de 90 - 120 minutos de trabajo. Aprovecha para salir a respirar un poco de aire al balcón o hacerte un café.

16. No al multitareas: solo sirve a dopar la producción de adrenalina y a nublar el espíritu. Tu atención se divide entre varios trabajos y no te concentras en ninguno de ellos.

17. Reduce la duración de tus sesiones de trabajo: intenta encontrar tu sweet spot actual; es decir, tu duración de concentración optimo para un trabajo eficaz.


18. Rétate: otra forma de mejorar tu productividad es el fijarte una duración limitada. ¿Por qué? Porque si no te relajarás y tardarás el doble para ese trabajo. Juega contigo mism@. Proponte por ejemplo, el responder a 10 emails en 15 minutos. Además de estimularte, ganarás muchísimo tiempo. Puedes ponerte una alarma para controlar el paso del tiempo.


19. Realiza un check up semanal sin trampear: el fin de semana, hazte cuestiones algo desagradables, como:

• ¿Cómo ha transcurrido tu semana?,
• ¿Qué habías previsto hacer?,
• ¿Qué has hecho realmente?,
• ¿Todo ha transcurrido como previsto?,
• ¿Por qué?.

Para progresar, necesitamos un feedback. A menudo, lo que nos impide de hacer mejor las cosas son esos automatismos que adquirimos y el no cuestionarnos. Puede que sea tiempo de pararte a pensar el porqué te cuesta tanto seguir tu agenda y el porqué no acabas nunca todas las tareas que te habías propuesto. Es evidente que tu sistema no funciona. Has de mejorar tu forma de trabajo para rentabilizar el tiempo que pasas a hacerlo.

Crea una serie de rutina con los consejos que te he dado. Repítelas cada día hasta que se vuelvan naturales y evidentes para ti.

Ten tus herramientas y plantillas siempre disponibles y listas. No pierdas tiempo en tareas repetitivas. No merece la pena escribir una carta para cada cliente si con un mismo modelo puedes contestar a todos. Prepara todo por adelantado.


20. Levántate antes: una idea simple, ¡pero que ha probado su eficacia! No se trata de dormir menos, cada uno tiene unas necesidades, se trata de no quedarse hasta tarde la noche cuando ya notamos signos del cansancio. Quedarse dando vueltas o viendo el fin de una película, no vale de nada y corres el riesgo de perder el principio del ciclo de sueño y meter media hora para dormirte. De esta forma, te levantarás naturalmente antes.

Recuerda:

Gestionar el tiempo no se limita a usar la última aplicación de móvil de moda. Son ante todo, tus elecciones a la hora de llevar a cabo una tarea antes que la otra, tu interacciones con los otros y la forma en la que tratas tu tiempo. El tiempo es algo impalpable que te pertenece.

Define tus proyectos, objetivos y prioridades. Ten en cuenta algunos principios importantes: 

• no dejes a nadie organizar tu tiempo por ti.
• no te contentes solo de anotar tus citas y reuniones con los otros. Escribe también tus responsabilidades, tus ideas y las tareas a realizar, para liberar tu memoria y no olvidar nada. 
• Sobre todo, no olvides anotar las citas contigo mism@: no hagas pasar a los otros antes de ti. 

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